wait لطفا صبر کنید
صفحه اصلی  » مقالات
1395/12/08
6295
10

نقش های سازمانی در مدیریت فرایند تجاری

نقش های سازمانی به صورت رسمی تعریف و تعیین نمی شوند و بیشتر سازمان ها نقش های متفاوتی را به عنوان بخشی از برنامه BPM خود تعیین و ایجاد می کنند. به کمک لیستی از مهمترین نقش ها و مسئولیت های آنها می توان نقش های سازمانی و تیم BPM سازمان را به گونه ای موثر شکل داد.

نقش های سازمانی به صورت رسمی تعریف و تعیین نمی شوند و بیشتر سازمان ها نقش های متفاوتی را به عنوان بخشی از برنامه BPM خود تعیین و ایجاد می کنند.

در مقاله زیر لیستی از مهمترین نقش ها و مسئولیت های آنها ارائه شده است که می توانند برای شکل دادن نقش های سازمانی به سازمان شما کمک کنند. مطابق با مقاله زیر نقش ها و مسئولیت های آنها را مرور و تیم BPM خود را به گونه ای موثر شکل دهید.

مدیر فرایند[1]:

مسئول راه اندازی و پیاده سازی یک پروژه BPM می باشد. و تضمین می کند که منابع کافی برای بهبود یک فرایند موجود باشد. معمولا مدیران بالا رتبه سازمان می باشند که نظر نهایی در تصمیمم گیری در موارد رخ داده را می دهند.

مسئولیت کلیدی:

1) درک درستی از ارتباط بین نیاهای عملیاتی یک کسب و کار، استراتژی شرکت و رضایت مشتری داشته باشند.

2) مدیریت و بهبود فرایند

3) تشخیص فرصت های بهبود فرایند

4) انتخاب مالکان و معماران فرایند و دیگر تیم ها و نقش های مرتبط

5) تشخیص و مدیریت ریسک

6) فراهم کردن پیش نیازها (الزامات) بهبود فرایند و مدیریت تیمی برای بهبود فرایند

7) ایجاد توازن میان توانایی های تجاری با هزینه های عملیاتی و نیازهای بازار

8) تشخیص و حذف موانع فنی (و فرهنگی) بر سر راه مدیریت فرایند

9) در نظر گرفتن تیمی برای تمرکز بر نتایج کسب و کار مثل مقاصد مشتری

مالک فرایند[2]:

هدایت، مانیتورینگ و نگهداری ایک پروژه BPM را بر عهده دارد.

مسئولیت های کلیدی:

1) تشخیص وضعیت جاری فرایند و نیز بهبودها و اصلاحات لازم

2) مشخص کردن اهداف کارایی فرایند

3) تعریف شاخص های کارایی[3] برای سنجش موفقیت فرایند

4) همکاری نزدیک با مدیر فرایند برای انتقال دیدگاه های بهبود فرایند

5) تشخیص نیازمندی ها برای تغییرات اتی

6) تعیین مالکان زیرفرایندها

7) اختیاردادن به اعضای تیم با اعطای مالکیت و مسئولیت اصلاح یک فرایند

8) مسئولیت کارایی انتها به انتها (end to end performance)

9) هدایت فعالیت های بهبود فرایند و ایجاد انگیزه

مدیر پروژه[4]:

مسئول برنامه ریزی، سازمان دهی، مدیریت و راهبری پروژ BPM. مدیر پروژه تلاش می کند تا به اهداف و مقاصد مالک فرایند دست یابد. بسته به اندازه پروژه، ممکن است مدیران پروژه به مدیران برنامه گزارش دهند. مدیران پروژه مسئولیت کارایی پروژه خود را بر عهده داشته و تلاش می کنند تا با در نظر گرفتن محدودیت های تعیین شده توسط مدیر و مالک فرایند، به تمام اهداف تعریف شده دست یابند.

مسئولیت های کلیدی:

1) راه اندای یک فایند، شامل مروری بر عملیات فعلی و تحلیل نیازهای تجاری

2) برنامه ریزی و توسعه فرایند با ایجاد یک برنامه، انتخاب یک تیم، شناسایی نتایج اصلی نهایی، تخمین زمان و هزینه برای فعالیت ها

3) اجرای پروژه با هماهنگ سازی افراد و تضمین اینکه تمام کارها مطابق با برنامه تعریف شده پیش می روند.

4) مانیتورینگ فرایند با تشخیص وضعیت جاری آن. تمام اهداف باید بدست امده و کارایی فعلی با مبنای از پیش تعریف شده مقایسه گردد.

5) خاتمه دادن به پروژه پس از رسیدن به اهداف تعیین شده ، کامپایل نتایج و ارائه آنها به مالکان و مدیران فرایند مرتبط

مدیر برنامه[5]:

بسته به اندازه پروژه، گاهی اوقات در پروژه BPM وجود دارد. مسئولیت مدیریت یک برنامه و مدیران پروژه های مرتبط را بر عهده دارد. همچنین مسئول تعریف و مدیریت برنامه ها برای کمک به مدیران پروژه هستند. علاوه بر این تعریف وظایف، زمان بندی وظایف و خط سیر زمان (timeline) پیشرفت وظایف را بر عهده دارد. مدیر برنامه با مالک فرایند برای مدیریت بودجه برنامه همکاری دارد و با اطلاعات دریافتی از مدیران پروژه، برنامه را بروز می کند.

مسئولیت کلیدی:

1) ایجاد گزارشات برای مالکان و مدیران فرایند

2) فعالیت در محدوده بودجه تعیین شده، مدیریت ریسک و سازگاری با تغییرا در طول برنامه

3) تحلیل فرایندهای پروژه های متنوع

معمار سازمان[6]:

معماری سازمان را تعریف می کند. معماری سازمان نقشه و چارچوبی برای تببین، هماهنگ‌سازی و همسوسازی کلیه فعالیت‌ها و عناصر سازمان در جهت نیل به اهداف راهبردی سازمان است .

معماران سازمان با موضوعات مورد توجه متخصصان، سهام داران و مدیران یک سازمان کار می کنند تا یک تصویر کلی از استراتژی سازمان، فرایندها و دارایی های IT آن بسازند. معماران سازمان با این دانش کار می کنند و ماموریت های تجاری را به استراتژی IT آنها ارتباط می دهند تا هماهنگ بودن آنها را تضمین کنند. آنها این اطلاعات را با استفاده از مدل ها مستند می کنند. این مدل ها مشخص می کنند که نیازهای فعلی و آتی یک سازمان چگونه با استفاده از روشی سودمند، قابل تحمل و سازگار قابل دستیابی هستند.

مسئولیت های کلیدی:

1) همسو کردن استراتژی IT با اهداف تجاری

2) فراهم کردن یک راه حل سازمانی سازگار با تغییرات که همسو با نیازهای سازمانی می باشد

3) اتخاذ مسئولیت طولانی مدت برای سیستم IT شرکت

4) ارتقاء دانش و مهارت های کارکنان در بخش های مرتبط با بهبود فرایند

5) مدیریت ریسک های مرتبط با استراتژی IT به کمک سیاست ها و استانداردهای مورد استفاده

6) بهبود جریان فرایند به کمک استراتژی و پیاده سازی IT

تحلیل گر فرایند[7]:

مسئولیتی در رابطه با مدل سازی و نمایش بصری فرایندهای تجاری دارند. نزدیک با مدیران پروژه و کاربران فرایند کار می کنند تا فرایندهای تجاری کلیدی و روندهای کلیدی را تعیین کرده، آنها را تحلیل و با استفاده از نرم افزارهای مدل سازی فرایند مستند می کنند. همچنین ریسک ها و موارد مرتبط را شناسایی می کنند. نقش تحلیل گران، شامل توسعه نقشه های فرایند مختصر و واضح و تشخیص نیازهای تجاری مرتبط می باشد.

دیگر عناوین متداول برای این نقش می توانند شامل مدل ساز فرایند، مهندس فرایند تجاری، مهندس روند، مدل ساز فرایند تجاری و یا تحلیل گر تجاری گردند.

مسئولیت های کلیدی:

1) کار با نرم افزار برای ایجاد نقشه های فرایند

2) همکاری با تیم های مرتبط و کاربران فرایند برای دستیابی به بهترین درک ممکن از فرایند

3) تشخیص نواحی مستعد مشکل و شبیه سازی انها با کمک سناریوهای "چه می شود اگر" (what if)

4) مرور و بروزرسانی فرایند به وقت نیاز


منبع:

http://processpedia.com.au/community/the-roles-responsibilities-of-business-process-management/

[1] Process Manager

[2] Process Owner

[3] Key Performance Indicator یا همان KPI

[4] Project Manager

[5] Program Manager

[6] Enterprise Architect

[7] Process Analyst
 

تماس با ما

ایمـیل : I N F O @ D E P N A . C O M
 دفتر تهران : خیابان کارگر شمالی - بعد از مسجد النبی - خیابان ابراهیمی (17) - پلاک 140
تلفن:88019001-021
 دفتر قم : خیابان 45 متری صدوقی - 20 متری فجر - خیابان دانش - کوی 14 - پلاک 10
تلفن:32906868-025