wait لطفا صبر کنید
صفحه اصلی  » محصولات شرکت
1393/10/25
5228
00

اهداف راه اندازی پرتال سازمانی

پورتال در لغت به معنای “دروازه”، “دریچه” و “محل ورود” است. در علم معماری پورتال یک واژه عمومی برای توصیف یک ورودی مجلل به ساختمانی مهم است . در فناوری اطلاعات و ارتباطات پورتال (رویش این دیدگاه اولین بار در سال 1990 بوده است) را اینگونه معرفی می نمایند : دروازه های شخصی مبتنی بر وب که به روی دانش و اطلاعات موجود در محیط های محاسبه شبکه ای  باز می شوند.


مقدمه

از بدو تولد اينترنت تاكنون در اين فضاي مجازي ميليون ها سايت با كاربردهاي فراوان براي كاربران طراحي شده است. اين امر در ايران با جدّيت در حال پيگيري است و وب سايت هاي اطلاع رساني فراواني در حال حاضر به فعاليت در اين شبكه مي پردازند. هر كدام از اين وب سايت ها به نوبه خود در سطحي ويژه به كاربران خود خدمات ارائه مي نمايند.

در دنياي واقعي هر سازمان و هر شركت داراي آدرس فيزيكي و پستي مختص خود به منظور فعاليت هاي خود مي باشد ، با گسترش ارتباطات و فضاي مجازي ، آدرس هاي مجازي و پستي نيز شكل به خود گرفته اند و بسياري از امور داراي گردش كارهاي مجازي شده اند و هر سازماني كه از اين فضا غافل بماند در تمامي ابعاد مالي ، اداري ، جايگاه ، مشتري مداري ، منزلت ، اثرگذاري ، خدمت گذاري و فروش دچار زيان خواهد شد . باتوجه به گذشت چند سال از رشد فضاي مجازي و تنوع و پيچيدگي درخواست هاي مخاطبان هر روز بيش از پيش قابليتهاي جديدتر و پيشرفته تري را مي طلبد كه اين پيچيدگي ها و گسترش درخواست ها در فضاي مجازي دو پيامد مهم را در بر دارد اول آنكه بسياري از امور كه در گذشته به صورت دستي و كاغذي صورت مي گرفت اكنون از طريق ارتباطات شبكه اي و به صورت مجازي و با سرعت بالاتري صورت مي پذيرد و دوم يكپارچگي نرم افزاري و بانك هاي اطلاعاتي از اين راه امكان پذير گرديده است .

همان گونه كه سرويس و يا امكاني نياز به نگهداري و بروز رساني دارد وب سايت ها و سرويس هاي دنياي مجازي نيز نياز به نگهداري ، بروز رساني اطلاعات ، ارتقاي سيستم ، امنيت و ... دارد كه اين امور نيازمند صرف هزينه مي باشد. بگذاريد با يك مثال ادامه دهيم فرض مي كنيم مديريت نگهداري تاسيسات يك سازمان اداري در اختيار شما باشد حال اموري كه بايد توسط شما انجام پذيرد از قبيل سرويس هاي نگهداري ، تعويض قطعات مصطحلك شده ، سرويس ساليانه ، سرويس دهي به بخش هاي جديد ، ارتقاي دستگاه ها با دستگاه هاي نوين و قدرتمند تر و اطمينان از كاركرد 24 ساعته سيستم با از كارافتادگي 1 % بر عهده شما خواهد بود . حال شما چگونه كار را انجام خواهيد داد ؟ آيا به صورت موقت كار خواهيد كرد ؟ آيا هر بار به صورت تصادفي از بخشي سركشي مي كنيد ؟ آيا هر بار از تعمير كاران متفرقه با انتخاب هاي تصادفي استفاده مي نماييد؟  خير ، براي اين امر نيز شما از يك تيم حرفه اي استفاده خواهيد كرد اما بايد بدانيد براي ارتباط با تمامي دستگاه ها بايد با زبان و چگونگي عملكرد آن دستگاه آشنا باشيد و ازيك دستور كار منظم و دوره اي داراي چك ليست استفاده نماييد. در ارتباط با دنياي مجازي نيز به همين صورت خواهد بود مي توان سايت ها و اطلاعات آن را به صورت متفرقه و دستي به روز رساني نمود اين كار شايد در ابتدا آنقدر دشوار نباشد اما بعد از گذشت چند ماه و ورود اطلاعات و تغييرات اعمال شده بر روي سرويس ها و اطلاعات سيستم آنقدر پيچيده و سر در گم مي شود كه در بسياري از موارد به بن بست خواهد رسيد در چنين شرايطي از يك بستر نرم افزاري واسط بين سرويس ها و كاربري با نام پورتال استفاده مي نماييم كه علاوه بر در اختيار قرار دادن بروز رساني تمامي اطلاعات سايت و سرويس ها به كاربر وظايف ديگري همچون مهم ترين آن ها امنيت سايت را نيز بر عهده دارد.

سايت هاي اطلاع رساني و پورتال ها در كشور ما، طي چند سال اخير رشد بالايي داشته است. فناوري هاي گوناگوني براي طراحي و توليد صفحات وب وجود دارد كه بر اين اساس نرم افزارهاي مختلفي براي توليد صفحات وب، موجود مي باشد. ساده ترين اين ابزار، ويرايشگر متني ساده اي مانند Notepad است. در اين نرم افزارهاي كوچك، هيچ امكاناتي براي طراحي، توليد و توسعه صفحات وب وجود ندارد و تنها مي توان به طراحي صفحات ثابت با كدهاي HTMLپرداخت. به دلايل بسياري كه در ادامه ذكر خواهد شد، براي طراحي وب سايت سازمان ها و شركت ها از زبان هاي برنامه نويسي نوين و بانك هاي اطلاعاتي مستقل استفاده مي گردد.

 

تعريف پورتال

پورتال در لغت به معناي “دروازه”، “دريچه” و “محل ورود” است. در علم معماري پورتال يك واژه عمومي براي توصيف يك ورودي مجلل به ساختماني مهم است . در فناوري اطلاعات و ارتباطات پورتال (رويش اين ديدگاه اولين بار در سال 1990 بوده است) را اينگونه معرفي مي نمايند : دروازه هاي شخصي مبتني بر وب كه به روي دانش و اطلاعات موجود در محيط هاي محاسبه شبكه اي  باز مي شوند.

از ديدگاه ديگر پورتال وب سايتي است كه به عنوان يك درگاه ورودي امكاناتي چون خدمات الكترونيك ، گردش كار هاي درون سازماني و برون سازماني ، اخبار ، محتوي شخصي و لينك سايت هاي مورد نظر را براي كاربراني كه مي خواهند از طريق دنياي اينترنت فعاليت داشته باشند را بصورت دسته بندي شده در اختيار وي قرار مي دهد. سايت ويكي پديا، پورتال وب را سايتي معرفي مي كند كه به عنوان نقطه دسترسي به اطلاعات پهنه وب عمل مي كند. پورتال ها اطلاعات مختلف را از منابع متنوع و حتي متضاد در يك مسير يكپارچه ارائه مي كنند.

در هر صورت با نگاهي به تعاريف متنوع و مختلف پورتال يك نقطه مشترك در تمامي انها يافت مي شود كه مشابه همان معناي لغوي ان است: پورتال صفحه وب واسطي است كه به عنوان دروازه ورودي امكان دسترسي اسان را به خدمات و اطلاعاتي كه كاربر، براي انجام خواسته اش نياز دارد، فراهم مي كند.

اين نكته بسيار مهم را نبايد از نظر دور داشت كه با گسترش روزافزون استفاده از پورتالها، كاربرد هاي متنوعي نيز براي انها مورد توجه قرار گرفته است. اگر زماني يك پورتال مي توانست در واقع يك وب دايركتوري طبقه بندي شده از فهرست انواع و اقسام سايت هاي موجود در وب باشد، امروزه با ظهور تكنولوژي هاي مختلف پياده سازي پورتال و با وجود نسل هاي مختلف پورتال، انتظارات مختلفي از پورتالها وجود دارد. و به نظر نويسنده اتفاقا همين استفاده هاي مختلف از پورتال است كه تعاريف مختلفي از ان را پيش رو گذاشته است. از همين روست كه شناخت پورتالها بدون معرفي انواع استفاده هاي امروزي از پورتال و نيز بدون معرفي تكنولوژي ها و شركت هاي عرضه كننده محصولات پورتال، شناختي سطحي و مبهم است.

نكته اي كه در تعريف مفهوم پورتال بايد در نظر گرفت، مشتقات پورتال است. پورتال هايي نظير تجاري، ورزشي، خبري، سازماني و... .  در اين ميان به تعريف پورتال سازماني بسنده مي كنيم. پورتال هاي سازماني، يكي از راههاي رايج تبادل اطلاعات با كاركنان، مشتريان و شركاي تجاري سازمان ها است، به طوري كه هر شخص با تنها ورود به پورتال تحت وب مي تواند به اطلاعات، منابع و خدمات مورد نظر خود دست يابد. پورتال هاي سازماني معمولا در برگيرنده اطلاعات شخصي و محرمانه هستند كه مي بايست صرفا در اختيار افراد مجاز قرار گيرد. (مثلا اطلاعات فيش حقوقي ، حضور غياب افراد كه بايد صرفا در اختيار آن فرد قرار گيرد).

 

ويژگي هاي پورتال

 برخي از ويژگي هاي مهم بهره وري پورتال هاي سازماني عبارت است از:

  1. مديريت اسناد و محتوا (Content Management): مهمترين وظيفه پورتال ها ارائه اسناد در دسته بندي هاي مجزا، كنترل نسخ مختلف اسناد، چرخش اسناد و مديريت آن ها است . با وجود امكانات فراوان در مديريت و ايجاد محتوا، پورتالهاي سازماني معمولا نياز به سيستم مديريت محتوا را در سازمان برطرف مي كنند.
  2. همكاري (Cooperation): در پورتالهاي سازماني معمولا كاربران داخلي و خارجي مي توانند به صورت Synchronous از طريق گفتگو و يا به صورت ناشناس از طريق فروم يا انجمن، وبلاگ و پست الكترونيك با سازمان در ارتباط باشند.
  3. جستجو و گردش در اطلاعات(Enterprise Search): ارائه اطلاعات، مفيد است ولي به شرطي كه رسيدن به آن سخت و يا غير ممكن نباشد. جستجوي اطلاعات از جمله امكانات مهم در پورتالهاي سازماني با حجم فراوان داده مي باشد . اين جستجو ها مي تواند جستجو در خصوص اخبار داخلي سازمان ، سرويس هاي در حال استفاده ، جستجو در رابطه با مقاله و محتوي خاص ، اطلاعات و امكانات جديد و بروزرساني شده و ... باشد
  4.  اتحاد چندين پورتال(Federation): ادغام محتواي ارائه شده توسط پورتال هاي ديگر، به طور معمول از طريق استفاده از فن آوري هاي WSRP يا مشابه آن.
  5. سفارشي سازي (Customization): اعضاي پورتال مي توانند نگاه سفارشي و احساس محيطي خود را بر روي صفحاتي كه با آن سر و كار دارند پياده سازي نمايند. كاربران با استفاده از EIPs مي توانند ويرايش و طراحي محيطي وب سايت هاي خود را از بنا بر شخصيت خود و سبك خود پياده سازي نمايند ، آنها همچنين مي توانند محتوا و خدمات خاص خود را انتخاب نمايند . همچنين توانايي اولويت بندي مناسب ترين محتوي بر ​​اساس ويژگي هاي كاربر را دارا مي باشد.
  6. خصوصي سازي (Personalization): امكان خصوصي سازي محتوا ، داده ها ، اطلاعات ، ركورد ها و خدمات و همچنين خصوصي سازي ظاهر پورتال، توانايي برخورداري از قالب شخصي را به كاربران اعطا مي كند. هر كاربر بايد بتواند خدمات واطلاعات مورد نظر خود را گزينش كند.
  7. تعيين حقوق و قواعد دسترسي (Access Control): مديران پورتالهاي سازماني بايد بتوانند كاربران را در دسترسي به اطلاعات و خدمات محدود كنند. به عنوان مثال،  اطلاعات مالي شركاي تجاري سازمان بايد فقط در اختيار شركاي تجاري سازمان باشد. نه مشتريان و نه كارمندان سازمان.
  8. يكپارچگي (Integration): ايجاد ارتباط نرم افزاري ميان سيستم ها و نرم افزارهاي موجود در سازمان و ايجاد يك نقطه ديد يكي از مهمترين خصوصيات يك پورتال سازماني مي باشد. در واقع اين خصوصيت از جمله تفاوتهاي بارز يك سايت با يك پورتال سازماني مي باشد.
  9. تعيين هويت و تصديق اصالت يك مرحله اي (Single Sign On):  كاربران در هنگام كار با پورتال نبايد ملزم به ورود نام كاربري و مشخصات خود در رابطه با هر بخش يا خدمت باشند. در واقع با كمك سرويسهايي چون LDAP و Active Directory مي بايست امكان استفاده از يك پروفايل براي كار با سيستم هاي مختلف وجود داشته باشد. به طور مثال كاربر بايد بتواند با ورود يك نام كاربري براي يكبار  از بخشهاي مديريت اسناد، نامه هاي الكترونيكي (مرتبط با Mail Server)، آرشيو اسناد (مرتبط با نرم افزار آرشيو اسناد) و نامه هاي اداري (مرتبط با سيستم اتوماسيون) استفاده كند.

 

چرا پورتال

مطالعه دوباره و چندباره تعاريف مختلفي كه از پورتال ارائه شده است، معمولا براي شناخت اين مفهوم ناكافي و در بعضي از موارد ناكارآمد است . در صورتي كه در خصوص فهم پورتال تعريف جامعي ارايه نگردد، وجه تمايز كاملي براي تشخيص يك پورتال از وب سايت به دست نمي دهد. از سوي ديگر سوء كاربرد هاي مختلف و استفاده نابجا از اين كلمه خود باعث سردرگمي حتي كاربران حرفه اي وب مي شود.

يك سازمان با هر نوع زمينه كاري گسترده شامل امور اداري ، مالي ، عمراني ، خدماتي ، تاسيساتي ، توليدي ، صنعتي ، پژوهشي ، لازم است در جهت هدفمند كردن جريان اطلاعات خود و يكپارچه سازي بانك هاي اطلاعاتي خود گام بردارد . سازمان به منظور در اختيار داشتن گزارشات يك پارچه و رصد سازمان توسط مديران ارشد نيازمند بستري است تا بتواند علاوه يكپارچه سازي ركورد هاي ورودي اطلاعات كاربران و تاريخچه ي تغييرات را نيز دارا باشد.

با بستري همچون پورتال سازماني بسياري از دغدغه هاي سازماني را مي توان به راحتي پاسخگويي نمود.

ü      كارتابل كاربران داراي تفكيك كارتابل هاي شخصي ، كارتابل هاي داخل سازماني و برون سازماني

ü      سازمان هايي كه به علت بُعد مسافتي، نيرو هاي آن قادر به حضور مستمر در محل شركت و نيز اگاهي از اخبار و اطلاعيه هاي آن نيستند.

ü      امور مالي كه به علت دارا بودن چندين مركز كارپردازي و انبار و به علت ورود دوره اي و يا با تاخير فاكتور ها دچار مغايرت در اسناد حسابداري و انبارداري شده است.

ü      مدير عامل و يا مديران ارشد سازمان بايد بتوانند اطلاعات مورد نظر خود را به راحتي از روي سامانه دريافت نمايند و يا بروز رساني اطلاعات را به صورت سريع انجام دهند.

ü      وجود محيطي واحد براي ثبت امور روزانه ، ثبت فعاليت ها ي كاركنان ، ثبت صورت وضعيت جلسات و مديريت آن ، ارائه گزارشات مديران ، ارسال پيام و غيره لازم مي باشد.

ü      محيط ويژه اي براي ورود مديران سازمان و صفحه اي براي نمايش آخرين اخبار، پيام ها و گزارشات

ü      بخشي مستقل و قابل دسترس بر اساس حق دسترسي هاي داده شده به كاربران براي ارسال اخبار و اطلاعيه ها، گزارشات و پيام ها

ü      مديريت محتوي تمامي قسمت ها بر اساس سطح دسترسي افراد ، زمان انتشار اطلاعات ، زمان انقضاي محتوي اعم از متون ، عكس ، فيلم و صوت

ü      روند و گردش كار هايي به منظور تعريف نام كاربري ، تعريف پست سازماني ، ثبت نام اينترنتي و ثبت ورود و خروج ها

 

انواع پورتال

دو دسته ‌بندي مهم براي پروتال ها شامل :

 پورتال‌هاي افقي كه قسمت‌هاي زيادي را پوشش مي‌دهند و داراي عموميت بيشتري هستند به عبارت ديگر پورتال‌هاي افقي، به‌مانند يك سكو براي چندين شركت در يك بخش تجاري يا يك نوع توليدكننده يا توزيع‌كننده مي‌باشند.

 پورتال‌هاي عمودي كه بر روي يك قسمت تمركز دارند در نتيجه پورتال عمودي يك نقطه ورودي خاص براي يك بازار يا صنعت خاص و يا خدمات يك سازمان كه گاهي اوقات به آن ورتال (Vortal)‏ نيز مي‌گويند، تعريف مي‌شود.

پورتال ها نيز از نقطه نظر محتوايي نيز داراي دسته بندي ذيل مي باشد :

  1. پورتال هاي سازماني (Enterprise Portal)
  2. پورتال هاي شركتي (Corporate Portal)
  3. پورتال ‌هاي شخصي (Personal portals)
  4. پورتال‌ هاي خبري (News Portal)
  5. پورتال هاي دولتي و وزارتخانه اي (Government Portal)
  6. پورتال هاي فرهنگي (Cultural Portal)
  7. پورتال هاي پژوهشي (Research Portal)
  8. پورتال هاي مناقصه (Tender Portal)
  9. پورتال هاي سهام (Stock Portal)
  10. پورتال هاي جستجو (Search Portal)
  11. پورتال هاي سرگرمي (Hobby Portal , Sport Portal , Fun Portal , Game Portal)

 

رشد همه جانبه سازمان با همراهي پورتال

اجبار و الزام امروزي استفاده از پورتال ها صرفا به دليل حجم وسيع اطلاعات موجود يا به عبارتي انفجار اطلاعات نيست. علاوه بر انفجار اطلاعات، پهنه وب امروزي با ناهمگوني پلت فرم ها نيز مواجه است . اطلاعات نه تنها در يك مكان فيزيكي نيستند، بلكه روي سيستم هاي مختلفي با انواع متنوعي از سخت افزارها ، سيستم هاي عامل و نرم افزارها قرار گرفته اند كه فراهم آوردن بستري براي دسترسي به اين اطلاعات از مجراي واحد و يكپارچه ، از دلايل استفاده از پورتال است. اغلب داشتن يك نرم افزار متمركز كه امكان دسترسي و به اشتراك گذاري اطلاعات ميان نرم افزار هاي مختلف ديگر را در يك سازمان فراهم كند يك نياز اساسي است . در حال حاضر بسياري از سازمان ها در گذر زمان داراي تعداد متعددي نرم افزار با تفاوت هايي از لحاظ زبان برنامه نويسي ، پلت فرم ، بانك اطلاعاتي و نوع دسترسي شده اند يكي از بزرگترين وظايف نرم افزارهاي نسل امروز امكان يكپارچه سازي و برقراري ارتباط و تراكنش داده با همين نرم افزار هاي موجود است همچنين كاربران علاقه مندند تا همواره از طريق يك نقطه دسترسي به تمام خدمات و اطلاعات مورد نياز خود، كه روي سيستم هاي مختلفي قرار دارند، دسترسي داشته باشند. راهبران و مديران سيستم ها نيز دقيقا خواسته هاي مشابهي را در خصوص راهبري تمامي سيستم ها از طريق يك سيستم مركزي و يكپارچه دارند.

به طور كلي مي توان عمده ترين مزاياي استفاده از پورتال را تحت عناوين ذيل خلاصه كرد:

  1. كاهش هزينه زماني ايجاد، به روزرساني و نگهداري سيستم
  2. كاهش هزينه ريالي نگهداري و پشتيباني از سيستم ها
  3. حل معضلاتي چون پيچيدگي مديريت سيستم، افزونگي اطلاعات و تداخل اطلاعات
  4. استفاده از پورتال به عنوان يك مزيت رقابتي بين سازمانهاي خصوصي و دولتي
  5. يگانه منبع تعاملي در رابطه با اطلاعات و خدمات سازمانها و جامعيت و يكپارچگي سيستم ارائه دهنده خدمات
  6. اصلاح اطلاعات و افزايش صحت اطلاعات هر بخش سازمان به واسطه كنترل در بخش هاي مرتبط
  7. يكپارچه سازي اطلاعات و توليد گزارشات تلفيقي و تجميعي
  8. سازماندهي محتويات و برنامه هاي كاربردي سازمانها به طوري كه نياز گروههاي مختلف موجود برآورده مي شود.
  9. نهادينه شدن فناوري اطلاعات در سازمان به منظور مديريت اطلاعات و دانش
  10. امكان تصميم گيري، كنترل و نظارت بهتر مديران ارشد جهت نيل به اهداف سازمان بر اساس اطلاعات دقيق و به روز
  11. عملكرد بهتر سازمان بخاطر تجميع اطلاعات سايتهاي مختلف در يك نماي واحد
  12. افزايش رضايتمندي مشتريان و كاربران
  13. افزايش بهره وري بواسطه تعاملات بهتر بين كاركنان و مشتريان
  14. دسترسي آسان به برنامه هاي كاربردي موجود
  15. تنوع در ارائه سرويس ها و خدماتي كه بايد در بخش هاي متنوع سازمان به گردش در آيد
  16. دسترسي پوياي مديران به محتويات اطلاعات برنامه ها و روندهاي كاري و اداري مختلف از طريق داشبورد پنل هاي مديريتي
  17. رعايت محرمانگي در ارائه اطلاعات

 

برنامه هاي كاربردي رايج در پورتال

  1. سيستم مديريت محتوي CMS (Content Management System)
  2. سيستم مديريت اسناد DMS (Document Management System)
  3. نرم افزار هاي همكاري (Collaboration Software) : به معناي سيستم پرسش و پاسخ و پشتيباني از فرآيندها و توضيح گردش كار هاي رايج كاربران مثل Support. و Forum.
  4. سيستم مديريت روند هاي كسب و كار BPMS (Business process management systems)
  5. نرم افزار مديريت ارتباط با مشتريان CRM (Customer Relationship Management)
  6. هوش تجاري BI (Business Intelligence)
  7. اينترانت (Intranet)
  8. بانك دانش (Wiki)
  9. بلاگ ها و زير سايت هاي وابسته (Blog)
  10. توليد خوراك (Feed) به منظور دسترسي سريع به آخرين اخبار و محتوي سايت RSS (Rich Site Summary)
  11. پورتال هاي مرتبط با نرم افزارهاي منابع انساني (Employee portal)
    1. http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_portal
    2. http://en.wikipedia.org/wiki/Web_portal
    3. http://www.ecg-pnum.ir/
    4. http://searchcio.techtarget.com/definition/vertical-portal

منابع

تماس با ما

ایمـیل : I N F O @ D E P N A . C O M
 دفتر تهران : خیابان کارگر شمالی - بعد از مسجد النبی - خیابان ابراهیمی (17) - پلاک 140
تلفن:88019001-021
 دفتر قم : خیابان 45 متری صدوقی - 20 متری فجر - خیابان دانش - کوی 14 - پلاک 10
تلفن:32906868-025